স্মার্টফোন বা কম্পিউটারে বারবার ‘Google Account storage is full’ নোটিফিকেশন আসছে? নতুন ই-মেইল পাঠানো বা গ্রহণ করতে সমস্যা হচ্ছে? Google Photos-এ ছবি এবং ভিডিয়োর ব্যাকআপও বন্ধ হয়ে যেতে পারে। এমন পরিস্থিতিতে অনেকেই তাড়াহুড়ো করে Google One-এর পেইড প্ল্যান কেনার কথা ভাবেন। তবে অপ্রয়োজনীয় ই-মেইল, বড় অ্যাটাচমেন্ট এবং পুরনো ব্যাকআপ পরিষ্কার করেই বিনামূল্যে অনেকটা Google storage খালি করা সম্ভব।
শুধু Gmail inbox পরিষ্কার করলেই অবশ্য সমস্যার সমাধান হবে না। Gmail-এর পাশাপাশি Google Drive, Google Photos, Android device backup এবং WhatsApp backup-ও একই Google Account storage ব্যবহার করতে পারে। তাই কোথায় সবচেয়ে বেশি জায়গা ব্যবহৃত হচ্ছে, সেটি আগে খুঁজে বার করতে হবে।
Gmail, Drive ও Photos-এর জন্য কি আলাদা স্টোরেজ থাকে?
সাধারণ Google Account-এ সর্বাধিক ১৫ GB বিনামূল্যের cloud storage পাওয়া যায়। এই স্টোরেজ Gmail, Google Drive এবং Google Photos-এর মধ্যে ভাগ করা থাকে।
Gmail-এর ই-মেইল ও অ্যাটাচমেন্ট, Drive-এর PDF, ভিডিয়ো, ছবি ও অন্যান্য ফাইল এবং Photos-এ ব্যাকআপ করা ছবি-ভিডিয়ো—সব মিলিয়েই এই ১৫ GB-এর হিসাব হয়। Android ফোনের WhatsApp ও device backup-ও Google Account storage ব্যবহার করতে পারে।
স্টোরেজ সম্পূর্ণ ভর্তি হলে—
- Gmail-এ নতুন ই-মেইল পাঠানো বা গ্রহণ বন্ধ হতে পারে।
- আপনাকে পাঠানো ই-মেইল প্রেরকের কাছে ফিরে যেতে পারে।
- Google Drive-এ নতুন ফাইল আপলোড বা sync করা যায় না।
- Google Docs, Sheets বা Slides-এ নতুন ফাইল তৈরিতে সমস্যা হতে পারে।
- Google Photos-এ নতুন ছবি ও ভিডিয়োর backup বন্ধ হয়ে যায়।
১. কোথায় কত স্টোরেজ ব্যবহৃত হচ্ছে দেখুন
প্রথমে ব্রাউজার থেকে one.google.com/storage/management খুলে Google Account-এ লগইন করুন। Google One Storage Manager-এ Gmail, Google Drive, Google Photos এবং backup-এর মধ্যে কোনটি কতটা জায়গা ব্যবহার করছে, তা দেখা যাবে।
যে পরিষেবা সবচেয়ে বেশি জায়গা দখল করেছে, পরিষ্কার করার কাজটি সেখান থেকেই শুরু করুন। এতে অল্প সময়ের মধ্যে তুলনামূলক বেশি স্টোরেজ খালি করা সম্ভব হবে।
মনে রাখবেন, Google Account storage এবং ফোনের internal storage এক জিনিস নয়। ফোনে জায়গা খালি থাকলেও আপনার Google cloud storage পূর্ণ হয়ে যেতে পারে।
২. Gmail-এর বড় অ্যাটাচমেন্ট খুঁজে মুছুন
Gmail storage দ্রুত ভর্তি হওয়ার অন্যতম কারণ হল বড় attachment-সহ পুরনো ই-মেইল। প্রতিটি ই-মেইল আলাদাভাবে খোঁজার প্রয়োজন নেই। Gmail-এর search box-এ নিচের commandগুলি ব্যবহার করুন।
| Gmail Search Command | কী পাওয়া যাবে |
|---|---|
has:attachment larger:10M | অ্যাটাচমেন্টসহ ১০ MB-এর বেশি আকারের ই-মেইল |
has:attachment larger:20M | অ্যাটাচমেন্টসহ ২০ MB-এর বেশি আকারের ই-মেইল |
older_than:1y has:attachment | এক বছরের বেশি পুরনো attachment-সহ ই-মেইল |
filename:pdf larger:5M | PDF-সহ ৫ MB-এর বেশি আকারের ই-মেইল |
older_than:2y larger:10M | দুই বছরের বেশি পুরনো বড় ই-মেইল |
filename:mp4 | MP4 ভিডিয়ো attachment থাকা ই-মেইল |
প্রয়োজনীয় ছবি, বিল বা নথি থাকলে আগে কম্পিউটার কিংবা অন্য কোনও নিরাপদ জায়গায় download করুন। তারপর অপ্রয়োজনীয় ই-মেইল নির্বাচন করে Delete করুন।
Gmail-এ একটি attachment আলাদাভাবে মুছে রেখে বাকি ই-মেইলটি সংরক্ষণ করার সাধারণ সুবিধা নেই। তাই attachment প্রয়োজন হলে সেটি download করে সম্পূর্ণ ই-মেইলটি মুছতে হবে।
৩. পুরনো Promotions ও Social ই-মেইল পরিষ্কার করুন
বিভিন্ন shopping website, social media platform এবং newsletter থেকে প্রতিদিন আসা ই-মেইল কয়েক বছর ধরে জমে বড় জায়গা দখল করতে পারে।
পুরনো promotional mail খুঁজতে লিখুন—
category:promotions older_than:6m
এক বছরের বেশি পুরনো social media notification খুঁজতে লিখুন—
category:social older_than:1y
পুরনো update mail খুঁজতে ব্যবহার করতে পারেন—
category:updates older_than:1y
কম্পিউটারে search result আসার পর উপরের checkbox ব্যবহার করে দৃশ্যমান ই-মেইলগুলি নির্বাচন করুন। Gmail যদি “Select all conversations that match this search” অপশন দেখায়, সেটিতে ক্লিক করে matching mailগুলি একসঙ্গে নির্বাচন করা যাবে।
Delete করার আগে online order receipt, flight বা hotel booking, bank statement এবং প্রয়োজনীয় subscription mail রয়েছে কি না দেখে নিন।
৪. Archive করলেই Gmail storage খালি হয় না
অনেকে মনে করেন ই-মেইল Archive করলে সেটি Gmail থেকে মুছে যায়। আসলে Archived mail শুধু Inbox থেকে সরে গিয়ে All Mail বিভাগে থাকে। ফলে সেটি আগের মতোই storage ব্যবহার করে।
একইভাবে ই-মেইল read করা, label পরিবর্তন করা অথবা Primary থেকে Promotions বিভাগে পাঠালেও কোনও storage খালি হয় না। জায়গা খালি করতে ই-মেইল Delete করে Trash-ও খালি করতে হবে।
৫. Gmail-এর Trash ও Spam খালি করুন
ই-মেইল Delete করার পর সেটি প্রথমে Trash folder-এ যায়। Spam ও Trash-এ থাকা ই-মেইলও Google storage-এর মধ্যে গণনা করা হয়। তাই শুধু Inbox থেকে mail মুছলে সঙ্গে সঙ্গে জায়গা খালি নাও হতে পারে।
Gmail-এর বাঁদিকের menu থেকে More অপশনে গিয়ে Trash খুলুন। প্রয়োজনীয় কোনও ই-মেইল নেই নিশ্চিত হওয়ার পর “Empty Trash now” নির্বাচন করুন। একইভাবে Spam folder খুলে “Delete all spam messages now” অপশন ব্যবহার করুন।
Trash ও Spam-এর mail সাধারণত ৩০ দিন পরে স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্থায়ীভাবে মুছে যায়। কিন্তু দ্রুত storage খালি করতে চাইলে সেগুলি নিজে পরিষ্কার করতে হবে। স্থায়ীভাবে মুছে ফেলার পর ই-মেইল ফেরত পাওয়া নাও যেতে পারে।
৬. Google Drive-এর সবচেয়ে বড় ফাইল আগে সরান
ব্রাউজার থেকে drive.google.com/drive/quota খুলুন অথবা Google Drive-এর Storage বিভাগে যান। এখানে সাধারণত বড় থেকে ছোট আকার অনুযায়ী ফাইল সাজানো থাকে।
পুরনো ভিডিয়ো, ZIP file, duplicate PDF, presentation, Meet recording এবং অপ্রয়োজনীয় backup আগে পরীক্ষা করুন। দরকারি ফাইল computer বা external drive-এ download করে রাখার পর cloud থেকে Delete করতে পারেন।
Drive থেকে ফাইল মুছে দেওয়ার পর Trash-এ গিয়ে “Empty trash” করতে ভুলবেন না। আপনি মালিক নন এমন “Shared with me” ফাইল সাধারণত আপনার storage ব্যবহার করে না। তবে সেই ফাইলের copy তৈরি করলে সেটি আপনার storage-এর মধ্যে গণনা হতে পারে।
৭. Google Photos পরিষ্কার করার সময় সাবধান থাকুন
Google Photos-এর profile picture থেকে Photos Settings, Backup এবং Manage storage বিভাগে যান। এখানে বড় ছবি-ভিডিয়ো, screenshot, blurry photo এবং অন্যান্য অপ্রয়োজনীয় item review করার সুবিধা পাওয়া যায়।
সাধারণত বড় ভিডিয়ো মুছলে দ্রুত বেশি জায়গা খালি হয়। তবে Google Photos app থেকে কোনও ছবি বা ভিডিয়ো Delete করলে সেটি আপনার ফোন এবং backup চালু থাকা অন্য device থেকেও মুছে যেতে পারে। তাই গুরুত্বপূর্ণ ছবি আগে অন্য জায়গায় সংরক্ষণ করুন।
Backed-up ছবি ও ভিডিয়ো সাধারণত Photos-এর Trash-এ ৬০ দিন থাকে। সঙ্গে সঙ্গে জায়গা খালি করতে চাইলে Trash পরীক্ষা করে Empty trash করতে হবে।
যাঁরা Original quality-তে ছবি backup করেন, তাঁরা Google Photos-এর Manage storage বিভাগে থাকা “Recover storage” ব্যবহার করে পুরনো ছবি ও ভিডিয়ো Storage saver quality-তে convert করতে পারেন। এতে ফাইলের আকার কমবে, তবে ছবির resolution বা ভিডিয়োর quality কিছুটা কমে যেতে পারে।
৮. WhatsApp backup-এর আকার কমান
Android ফোনে WhatsApp backup Google Account storage ব্যবহার করতে পারে। Backup-এর মধ্যে ভিডিয়ো থাকলে কয়েক GB জায়গা খুব দ্রুত ভর্তি হয়ে যেতে পারে।
WhatsApp খুলে এই পথে যান—
Settings → Chats → Chat backup → Include videos
“Include videos” বন্ধ করে নতুন backup নিলে ভবিষ্যতের backup-এর আকার অনেকটা কমানো সম্ভব।
পুরনো WhatsApp backup মুছে দিলে সেটি স্থায়ীভাবে হারিয়ে যেতে পারে। এরপর ফোন পরিবর্তন বা WhatsApp reinstall করলে পুরনো chat history restore করা সম্ভব নাও হতে পারে। তাই গুরুত্বপূর্ণ chat এবং media সংরক্ষণ না করে backup মুছবেন না।
ভবিষ্যতে Gmail storage ভর্তি হওয়া আটকাবেন কীভাবে?
যে promotional mailগুলি নিয়মিত আসে কিন্তু পড়েন না, সেগুলি খুলে Unsubscribe করুন। Gmail-এর Manage subscriptions সুবিধা আপনার account-এ থাকলে সেখান থেকেও অপ্রয়োজনীয় newsletter বন্ধ করা যায়।
এছাড়া প্রতি দুই বা তিন মাস অন্তর বড় attachment, Promotions folder এবং Google Photos-এর বড় ভিডিয়ো পরীক্ষা করুন। প্রয়োজন ছাড়া একই ফাইল একাধিকবার Drive-এ upload করবেন না। WhatsApp backup-এ ভিডিয়ো রাখার প্রয়োজন না থাকলে “Include videos” বন্ধ রাখুন।
ফাইল মুছে দিলেও Google storage কমছে না কেন?
অনেক ফাইল একসঙ্গে মুছে ফেলার পর Google-এর storage হিসাব আপডেট হতে ৪৮ থেকে ৭২ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে। তার আগে নিশ্চিত করুন Gmail, Google Drive এবং Google Photos—তিনটি পরিষেবার Trash বা Bin খালি করা হয়েছে।
আরও একটি বিষয় মনে রাখতে হবে। ২০২১ সালের ১ জুনের আগে Storage saver বা তৎকালীন High quality-তে backup করা কিছু ছবি Google storage quota-তে গণনা করা হত না। সেই ছবি মুছে দিলে storage-এর হিসাবে কোনও পরিবর্তন নাও দেখা যেতে পারে।
Gmail storage full হলে কি Google One কিনতেই হবে?
অপ্রয়োজনীয় ই-মেইল, বড় Drive file, Photos-এর ভিডিয়ো এবং পুরনো backup পরিষ্কার করে প্রয়োজনীয় জায়গা পাওয়া গেলে পেইড প্ল্যান কেনার দরকার নেই। কিন্তু সব ফাইলই গুরুত্বপূর্ণ হলে অথবা নিয়মিত প্রচুর ছবি-ভিডিয়ো backup করার প্রয়োজন থাকলে Google One-এর অতিরিক্ত storage plan বিবেচনা করা যেতে পারে।
তবে কোনও অচেনা বা “unknown” ফাইল শুধুমাত্র নাম দেখে মুছে ফেলবেন না। ফাইলটি device backup, WhatsApp data বা কোনও গুরুত্বপূর্ণ app-এর hidden data হতে পারে। Delete করার আগে তার ধরন, আকার এবং প্রয়োজন ভালোভাবে পরীক্ষা করুন।
আরও পড়ুন: কাঞ্চন মল্লিকের ছোটবেলা ছিল অত্যন্ত কঠিন, জানুন অভিনেতার জীবনের অজানা গল্প